Egy nagyobb születésnap, keresztelő, évforduló vagy családi összejövetel megszervezése sokkal több feladatot jelent annál, mint hogy legyen étel, ital és elegendő szék. Már húsz-harminc vendégnél előkerül a parkolás, az idősebb rokonok utaztatása, a gyerekek elfoglalása, az ételek tárolása és az is, mi történik akkor, ha az időjárás keresztülhúzza a szabadtéri terveket. A jó szervezés alapja, hogy a vendéglátást, a helyszínt és a közlekedést ne külön-külön, hanem egy rendszerként kezeljük.
A helyszín mérete önmagában nem elég
Elsőként azt érdemes eldönteni, hogy a rendezvény valóban elfér-e otthon. Egy tágas nappali papíron alkalmas lehet húsz ember fogadására, de ha ugyanott kell elhelyezni az étkezőasztalt, a büfét, a gyerekek játékait és a kabátokat, gyorsan szűkössé válik.
Kerti rendezvénynél számolni kell esővel, erős széllel és hirtelen lehűléssel is. Ha nincs fedett terasz vagy akkora belső tér, ahová mindenki befér, érdemes olyan alternatív helyszínt keresni, amely rossz idő esetén is működik.
A helyszín kiválasztásánál ezek a szempontok különösen fontosak:
• van-e elegendő ülőhely minden vendégnek;
• megoldható-e a hűtést igénylő ételek tárolása;
• könnyen megközelíthető-e idősebb vagy mozgásukban korlátozott családtagok számára;
• van-e lehetőség a gyerekeknek külön teret kialakítani;
• mikor kell befejezni a hangosabb programokat.
A vendégek érkezését is meg kell szervezni
Egy nagyobb családi eseménynél gyakran több városból érkeznek vendégek, és nem mindenki rendelkezik saját autóval. A tömegközlekedéssel nehezebben elérhető helyszíneknél már a meghíváskor célszerű tisztázni, ki hogyan jut oda, illetve szükség van-e segítségre az utazás megszervezésében.
Ha több rokont kell pályaudvarról, szállásról vagy különböző városrészekből felvenni, az autóbérlés Budapesten akkor lehet praktikus, ha a család saját autói nem elegendők az aznapi közlekedéshez. Nagyobb társaságnál érdemes már előre összeírni, hány embernek kell fuvar, mert így elkerülhető, hogy az esemény napján külön-külön autókat próbáljunk szervezni.
Fontos az esti hazajutás is. Ha alkoholt is kínálunk, ne abból induljunk ki, hogy majd valaki biztosan vállalja a vezetést. Célszerű előre kialakítani néhány megoldást: kijelölt sofőr, taxi, közeli szállás vagy kisebb csoportok közös hazautazása.
Az étkezésnél a mennyiség helyett a tálalás okozza a legtöbb gondot
Sok házigazda attól tart, hogy kevés lesz az étel, ezért túl sokfélét készít. Ez nemcsak drága, hanem nehezebb tárolni és tálalni is. Gyakran jobb választás két-három fő fogás, néhány egyszerű köret és egy olyan desszert, amelyet előző nap is el lehet készíteni.
Azokat az ételeket érdemes előnyben részesíteni, amelyek nem igényelnek folyamatos konyhai jelenlétet. Ha a házigazda egész délután süt, melegít és tányérokat cserél, alig jut ideje a vendégekre.
A tálalás sorrendjét is érdemes előre végiggondolni. Hideg előételek és saláták hamarabb kikészíthetők, a meleg fogások viszont csak közvetlenül étkezés előtt. Hűtést igénylő süteményt ne tegyünk órákra a napra, még akkor sem, ha a vendégek „mindjárt esznek belőle”.
Gyerekekkel másképp működik az időbeosztás
Ha több kisgyerek érkezik, önmagában az nem elég, hogy lesz számukra néhány játék. Célszerű kijelölni egy olyan területet, ahol biztonságosan játszhatnak anélkül, hogy a felnőtteknek folyamatosan kerülgetniük kellene őket.
Kerti rendezvénynél egy labda, buborékfújó, kréta vagy egyszerű ügyességi játék sokáig lekötheti őket. Beltérben jobb választás lehet egy külön asztal rajzeszközökkel, építőjátékkal vagy társasokkal. Nem szükséges egész napos animációt szervezni, de két-három előkészített lehetőség jelentősen nyugodtabbá teszi a rendezvényt.
Az étkezést sem érdemes túl későre hagyni. Ha a gyerekek már éhesek és fáradtak, a családi vacsora jóval kevésbé lesz békés, mint ahogyan azt előzetesen elképzeltük.
A pakolásnál derül ki, mennyi mindent kell mozgatni
Bérelt helyszín esetén rendszerint több fordulóra van szükség, mint amivel a szervezők elsőre számolnak. Dekoráció, italok, torta, hangtechnika, gyerekfelszerelés és ajándékok kerülhetnek külön dobozokba. Ha pedig székeket, asztalokat vagy nagyobb dekorációs elemeket is vinni kell, egy átlagos személyautó gyorsan megtelik.
Érdemes mindent funkció szerint csomagolni, és a dobozokat feliratozni. A „dekoráció”, „tálalás”, „gyerekek” vagy „konyha” felirat sok időt takarít meg a helyszínen. Azokat a dolgokat pedig, amelyekre közvetlenül érkezés után szükség lesz, utoljára kell bepakolni.
Ha az eseményhez az átlagosnál több ember vagy felszerelés mozgatása szükséges, a DanDan Rent autóbérlés kínálatában személyautók és több személy szállítására alkalmas járművek között is lehet választani. A megfelelő méretnél nemcsak az utasok számát, hanem a csomagokat és az esetlegesen szállítandó kellékeket is bele kell kalkulálni.
A rendezvény napján már ne szülessenek nagy döntések
A legtöbb stresszt az okozza, amikor az esemény napján kell kitalálni, ki hozza el a tortát, hol lesznek a kabátok, ki veszi át a rendelést, vagy ki megy ki az állomásra egy rokonért. Ezek apróságnak tűnnek, de egyszerre könnyen szétszedik az egész napot.
Érdemes előző este elkészíteni egy rövid feladatlistát, és a fontosabb teendőket szétosztani két-három ember között. Valaki fogadja az érkezőket, más intézze az ételeket, egy harmadik pedig legyen az, aki szükség esetén el tud ugrani valamiért.
Egy jól megszervezett családi esemény nem attól sikeres, hogy minden tökéletesen néz ki. Sokkal fontosabb, hogy a házigazda is jelen tudjon lenni, a vendégek kényelmesen mozogjanak, és a váratlan helyzetek ne borítsák fel az egész napot. Ha a helyszín, az étkezés, a közlekedés és a pakolás előre összehangolt, a rendezvény valóban közös program marad, nem pedig egész napos logisztikai feladat.
Fotó: Magnific